Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh gay gắt hiện nay, đối với dịch vụ suất ăn công nghiệp việc quản lý chi phí đóng vai trò vô cùng quan trọng ảnh hưởng đến sự phát triển của một doanh nghiệp cũng như đạt được lợi nhuận mong muốn (theo mục tiêu đề ra). Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp cung cấp suất ăn nào cũng hiểu rỏ và có cách thức kiểm soát chi phí cho doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất. Trong bài viết này, Minh Khang sẽ chia sẻ một vài cách thức quản lý chi phí cơ bản giúp doanh nghiệp có được một chiến lược tài chính bền vững, giảm các loại chi phí không đáng có và phát triển trong dài hạn.
Trước hết, chúng ta cùng tìm hiểu các khái niệm liên quan đến vấn đề này:
- Quản trị chi phí là gì?
Quản trị chi phí là quá trình phân tích thông tin tài chính (chi phí, doanh thu) và phi tài chính (năng suất, chất lượng) liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Bằng cách tập trung vào chi phí và doanh thu, quản trị chi phí giúp doanh nghiệp tìm ra các cơ hội để cải thiện hiệu quả kinh doanh và tập trung vào các điểm mạnh của mình.
Một khi quản trị chi phí hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp cải thiện chất lượng dịch vụ mà không tăng chi phí, nhận diện các nguồn lực có chi phí thấp nhất để cung cấp dịch vụ với chất lượng bữa ăn tốt nhất có thể. Với việc áp dụng quản trị chi phí hiệu quả, doanh nghiệp có thể nâng cao lợi thế cạnh tranh và phát triển bền vững trên thị trường.
- Tại sao phải kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp?
Mỗi doanh nghiệp được thành lập với mục đích tối đa hóa lợi nhuận, tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ để đáp ứng nhu cầu thị trường. Vì vậy, mô hình tổ chức trong doanh nghiệp sẽ khác biệt so với các tổ chức không vì lợi nhuận như các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội hay tôn giáo.
Doanh nghiệp có thể chia thành nhiều loại khác nhau dựa trên sản phẩm hoặc dịch vụ mà chúng cung cấp, tạo ra sự đa dạng và phong phú trên thị trường: Doanh nghiệp sản xuất sản phẩm hoặc dịch vụ và bán cho khách hàng hoặc cho một doanh nghiệp khác, được gọi là doanh nghiệp sản xuất. Nếu doanh nghiệp mua hàng từ các doanh nghiệp sản xuất khác và bán cho người tiêu dùng, thì đó là doanh nghiệp thương mại. Còn nếu doanh nghiệp cung cấp các dịch vụ như bảo hiểm, ngân hàng, kế toán, cung cấp suất ăn… thì được xem là doanh nghiệp dịch vụ.
Mặc dù các doanh nghiệp có thể cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ khác nhau, nhưng hoạt động chính của chúng là chuyển đổi các nguồn lực kinh tế khác nhau thành các nguồn lực có giá trị cao hơn để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Trong kế toán, việc tiêu hao các nguồn lực kinh tế ban đầu của doanh nghiệp được coi là chi phí. Chi phí là số tiền đã sử dụng để thực hiện một mục đích cụ thể.
Đối với các nhà quản lý, chủ doanh nghiệp, kiểm soát chi phí của doanh nghiệp là vấn đề cực kỳ quan trọng, bởi lợi nhuận của doanh nghiệp phụ thuộc trực tiếp vào việc quản lý chi phí hiệu quả.
- Để quản lý chi phí hiệu quả cần phải làm gì?
Cũng như các loại hình doanh nghiệp khác, đối với doanh nghiệp, cơ sở cung cấp dịch vụ suất ăn, thầu bếp ăn tập thể, để có thể quản lý chi phí hiệu quả, về cơ bản cần phải chú trọng đến các vấn đề sau:
3.1 Xác định chi phí trong doanh nghiệp
Tổng chi phí doanh nghiệp cần phải chi bao gồm: chi phí lao động trực tiếp, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí chung, các chi phí này được xác định như sau:
- Chi phí lao động trực tiếp: là tiền lương và các khoản phụ cấp trả cho công nhân lao động trực tiếp để cung cấp một dịch vụ ăn uống theo yêu cầu cụ thể;
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Bao gồm giá mua nguyên vật liệu theo dự kiến, chi phí thực phẩm hư hỏng do tồn kho; thực phẩm thiếu hụt do sơ chế chế biến, chia khay, chi phí gas điện nước (tuy theo khách hàng)…
- Chi phí chung: Bao gồm chi phí sản xuất chung, chi phí môi giới, tiếp thị và chi phí quản lý doanh nghiệp…
Do đặc điểm của ngành nghề và loại hình dịch vụ, đối với nhà quản lý suất ăn công nghiệp kiểm soát chi phí là một trong những nhiệm vụ chính trong việc quản lý doanh nghiệp, và chưa bao giờ là vấn đề đơn giản trong quá trình điều hành và quản lý dịch vụ cung cấp suất ăn cho khách hàng, vì còn phụ thuộc vào khách hàng, biến động thực phẩm, biến động nhân sự, đặc điểm thực phẩm vùng miền…
3.2 Hiểu rõ đặc điểm các loại chi phí trong dịch vụ cung cấp suất ăn
Thông tin về chi phí đóng một vai trò cực kỳ quan trọng trong quản lý doanh nghiệp không chỉ đối với doanh nghiệp cung cấp suất ăn, nó giúp các nhà quản lý đưa ra các quyết định phù hợp có lợi không chỉ đối với doanh nghiệp mà còn có lợi đối với khách hàng.
Tính toán và kiểm soát chi phí là cách để doanh nghiệp duy trì ngân sách và đánh giá giá thành sản phẩm hoặc dịch vụ. Tuy nhiên, việc kiểm soát chi phí không chỉ đơn thuần là bài toán tài chính, mà còn phải dựa trên việc quản lý nhân sự của người quản lý, đặc điểm, tâm lý và mong đợi của khách hàng .
Đây có thể xem là khó khăn nhưng có thể là thuận lợi của doanh nghiệp cung cấp dịch vụ suất ăn nếu biết vận dụng và sử dụng chi phí hợp lý.
Thông thường, các doanh nghiệp áp dụng chiến lược cắt giảm chi phí, duyệt gắt từng khoản chi và nhắc nhở nhân viên tiết kiệm để kiểm soát chi phí. Tuy nhiên, kết quả thường không như mong đợi của doanh nghiệp và nhân viên có thể đánh giá, hiểu sai và có những hành động tiêu cực…
Đối với dịch vụ cung cấp suất ăn, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp quy mô nhỏ, thường gặp phải sự lộn xộn giữa việc kiểm soát chi phí và cắt giảm chi phí, cùng với khó khăn trong việc xây dựng ý thức tiết kiệm cho nhân viên. Hậu quả không mong muốn là doanh nghiệp thường phải tốn nhiều thời gian để giải quyết các chi phí phát sinh ngoài ý muốn, đồng thời khoảng cách giữa lãnh đạo và nhân viên cũng ngày càng tăng và đây rõ ràng là cách quản lý chi phí không mang lại hiểu quả mà còn phản tác dụng.
3.3 Lập định mức chi phí
Để bắt đầu quản lý chi phí, doanh nghiệp cần lập định mức chi phí dựa trên các tiêu chuẩn liên quan đến từng trường hợp cụ thể (ví dụ: đơn giá phần ăn, loại hình phục vụ, phương thức chi phí đầu tư…) Điều này yêu cầu phải phân tích dữ liệu trước đó để so sánh và chiến lược phát triển của công ty. Việc này giúp doanh nghiệp có căn cứ để đưa ra định mức và kiểm soát chi phí một cách hiệu quả.
3.4 Xác định chi phí thực tế
Để xác định chính xác chi phí thực tế, doanh nghiệp cần phải thu thập thông tin từ nhiều phòng ban khác nhau. Phòng kế toán không thể làm việc độc lập trong việc này. Các khoản chi phí phải được phân loại rõ ràng và phân bổ cho từng loại chi phí cụ thể. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng phân tích biến động giá cả trên thị trường và so sánh với định mức đã thiết lập để xác định sự khác biệt giữa chi phí thực tế và định mức. Đồng thời, việc khoanh vùng những nơi phát sinh chi phí biến động cũng là một yếu tố quan trọng trong việc kiểm soát chi phí.
Sau khi xác định được nguyên nhân biến động chi phí, doanh nghiệp cần phải kiểm soát chi phí của từng bộ phận, từng khách hàng khác nhau. Chủ doanh nghiệp cần phải thường xuyên đánh giá, phân tích các báo cáo chi phí và đưa ra cách ứng xử thích hợp với nhân viên trong việc kiểm soát chi phí. Đồng thời, các chế độ thưởng phạt hợp lý cũng cần được đưa ra để thúc đẩy ý thức tiết kiệm chi phí của nhân viên.
3.5 Lập định mức Nhân sự
Nhân sự là không thể thiếu đối với bất kỳ hoạt động kinh doanh nào, con người là nền tảng để tạo ra sản phẩm dịch vụ. Đào tạo và phát triển nhân viên là rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Thông qua đào tạo sẽ giúp đội ngũ nhân sự có thể trau dồi thêm kỹ năng làm việc, nâng cao năng lực nghiệp vụ nhằm đảm bảo quy trình vận hành luôn diễn ra trơn tru, hiệu quả, giảm nhiều chi phí đáp ứng được mục tiêu kinh doanh đã đặt ra. Sở hữu đội ngũ nhân sự chất lượng, nhạy bén, linh hoạt sẽ giúp doanh nghiệp tồn tại, phát triển lâu dài và tạo dựng lòng tin nơi khách hàng
Bên cạnh đó, tùy theo loại hình dịch vụ cung cấp, đơn giá phần ăn hay yêu cầu của khách hàng cũng cần xây dựng định mức nhân sự cụ thể cho từng địa điểm hoặc nếu tại xưởng chế biến trung tâm cũng cần xây dựng dịnh mức nhân sự trên tổng số phần ăn mỗi ca/ngày…
3.6 Xây dựng thực đơn theo mùa
Thực đơn đối với dịch vụ cung cấp suất ăn không chỉ quan trọng đối với khách hàng mà còn rất quan trọng đối với doanh nghiệp vì nó góp phần tạo nên lợi nhuận ít hay nhiều. Việc xây dựng thực đơn hợp lý theo mùa sẽ giảm đáng kể chi phí dành cho bữa ăn.
Ví dụ: Tùy theo vùng miền, giá của một loại thực phẩm có thể khác nhau trong một mùa, cần hạn chế hoặc tránh đưa vào thực đơn các món ăn đang bị khan hiếm, giá đang cao vì thời tiết…
3.7 Các nhà cung cấp
Nhà cung cấp giữ vai trò đảm bảo nguồn hàng cung cấp cho hoạt động kinh doanh. Nếu không có sự gắn kết bền chặt với nhà cung cấp thì doanh nghiệp không thể đảm bảo đủ nguồn hàng hóa để cung cấp dịch vụ. Điều này làm cho hoạt động sản xuất, kinh doanh bị trì hoãn, dẫn đến doanh thu, lợi nhuận giảm, mất khách hàng.
Thông thường, mỗi doanh nghiệp nên có nhiều nhà cung ứng thực phẩm khác nhau, vì mỗi nhà cung cấp lại thường chuyên về một mặt hàng riêng. Đối với suất ăn công nghiệp thông thường sẽ luôn có ít nhất 02 nhà cung cấp cho một loại thực phẩm giống nhau, đặc biệt là các loại thực phẩm chính thường hay đưa vào thực đơn (để có sự kiểm soát về giá, tránh độc quyền và phòng ngừa rủi ro khi nhà cung cấp không đủ hàng …)
3.8 Xây dựng ý thức tiết kiệm chi phí
Làm thế nào để đội ngũ nhân viên hiểu được tầm quan trọng của việc giảm chi phí và có ý thức trong việc kiểm soát chi phí? Các phương pháp có thể áp dụng như khuyến khích nhân viên tham gia quản lý chi phí, tổ chức các buổi trao đổi với nhân viên để nâng cao nhận thức của họ về việc quản lý chi phí trong doanh nghiệp.
3.9 Tham gia và trao đổi
Cách tham gia và trao đổi với nhân viên về chi phí rất quan trọng nếu bạn muốn họ tham gia vào việc kiểm soát chi phí. Thay vì cung cấp thông tin dưới dạng báo cáo tài chính khó hiểu, bạn nên cung cấp thông tin về chi phí bằng những từ ngữ thích hợp dễ hiểu, ngay tại nơi phát sinh chi phí và ngay khi chi phí sắp phát sinh. Tuy nhiên, để đảm bảo hiệu quả, bạn nên thường xuyên thay đổi và làm mới các thông báo để tránh tình trạng quá quen thuộc.
3.10 Khuyến khích nhân viên tham gia quản lý chi phí
Mặc dù nhân viên không phải là nguyên nhân gây ra chi phí, tuy nhiên họ lại có vai trò quan trọng trong việc tạo ra chi phí. Do đó, cần khuyến khích nhân viên tham gia quản lý chi phí. Một nguyên tắc trong quản lý đó là “tham gia là bị ràng buộc”, tức là khuyến khích nhân viên tham gia để tạo sự ràng buộc giữa các nhân viên và việc kiểm soát, quản lý chi phí của công ty.
Để khuyến khích nhân viên tham gia, cần tạo ra môi trường trao đổi thông tin về chi phí. Thông tin này có thể nằm ở bản thân họ, bộ phận làm việc của họ hoặc ở các bộ phận khác. Việc trao đổi thông tin như vậy sẽ tạo ra sự tự giám sát và giám sát lẫn nhau giữa các nhân viên.
Ngoài ra, cần khuyến khích nhân viên đưa ra các đề xuất, sáng kiến giảm chi phí. Những đề xuất này có thể được tạo ra từ sự sáng tạo của nhân viên và cần được tôn trọng và khuyến khích bởi các nhà quản lý. Cần có chế độ khen thưởng thích hợp cho những đề xuất hiệu quả và cả những đề xuất không hiệu quả cũng cần được đánh giá và có phản hồi để nhân viên thấy được ý kiến của mình được quan tâm và tôn trọng.
Trên đây là một số vấn đề chung và cơ bản trong việc quản lý chi phí tại các cơ sở, doanh nghiệp cung cấp suất ăn. Thực tế cho thấy, đặc điểm khởi nghiệp, văn hóa vùng miền… cũng có thể ảnh hưởng đến việc kiểm soát chi phí. Các cơ sở, doanh nghiệp đang gặp vấn đề này cần sư hỗ trợ, hãy LIÊN HỆ cùng chúng tôi, đội ngũ chuyên gia của Minh Khang rất vui được hợp tác cùng quý doanh nghiệp.
Để lại một phản hồi
Bạn phải đăng nhập để gửi bình luận.