DỰ TRÙ TRONG SUẤT ĂN CÔNG NGHIỆP

Dự trù trong các cơ sở, công ty Suất ăn công nghiệp (còn gọi vui là đi chợ trên máy tính) là hoạt động cần thiết và quan trọng nhằm tính toán trước để đặt hàng thực phẩm, nguyên vật liệu trên cơ cơ sở dự báo số lượng phần ăn, thực đơn phục vụ (và giá cả nguyên vật liệu trong ngày), đảm bảo nguyên vật liệu, thực phẩm dành cho chế biến đúng theo thực đơn, đúng số lượng và định lượng đã yêu cầu.

Khác với hoạt động cung cấp ăn uống trong nhà hàng (không biết chính xác hôm nay sẽ có bao nhiêu khách hàng đến ăn), cung cấp dịch vụ Suất ăn công nghiệp có thể biết trước (tương đối chính xác) số lượng phần ăn sẽ phục vụ cho khách hàng trong ngày. Với số lượng phục vụ phần ăn từ vài ngàn trở lên, công tác dự trù thực phẩm là rất quan trọng và có thể ảnh hưởng đến lãi lỗ trong quá trình hoạt động.

Điều gì sẽ xảy ra nếu dự trù không chính xác, đặc biệt đối với các điểm phục vụ nấu tại chỗ và khách hàng yêu cầu phải nhập thực phẩm hàng ngày?

• Nếu dự trù nhiều hơn số báo, thực phẩm thừa có thể bị hủy, hỏng (tốn thêm tiền vận chuyển nếu chở về…).
• Nếu dự trù thiếu:Chắc chắn sẽ phải nhập thêm, nhưng nếu nhà cung cấp ở xa, số lượng ít thì phải đi mua ngoài giá cao hơn, rồi chậm trễ thời gian chế biến phục vụ, ảnh hưởng đến uy tín…(nếu tính kỹ nữa sẽ thấy thiếu mất một người chạy chợ trong khi chi phí về nhân sự không có vị trí này, ảnh hưởng đến việc sắp xếp nhân sự làm việc).

Tất cả, dù dư hay thiếu do dự trù không chính xác đều phải phát sinh chi phí, tăng chi phí dành cho thực phẩm, ảnh hưởng đến hoạt động, thời gian phục vụ… và dĩ nhiên là ảnh hưởng đến lợi nhuận rồi.

Thông thường, để làm tốt công việc dự trù người làm dự trù phải có kinh nghiệm, biết kết hợp giữa thực đơn và thực phẩm đặt hàng (nên biết gợi ý thay đổi món ăn phụ, canh xào nếu cần thiết và có lợi – đối với rau củ quả), hiểu biết về đặc điểm khách hàng (có số báo ổn định khộng, ngày nào hay tăng, ngày nào hay giảm…), đổng thời biết phối hợp với Quản lý và bếp trưởng để có được thực đơn và dự trù phù hợp nhất.

Tại các công ty có quy mô tổ chức chuyên nghiệp, luôn có một bộ phận kỹ thuật chuyên phụ trách lên thực đơn và dự trù. Bộ phận này sẽ thường xuyên cập nhật giá, thực phẩm theo mùa từ phòng thu mua, nhà cung cấp. Đồng thời phải thường xuyên trao đổi với bộ phận các Quản lý cơ sở để cập nhật các thông tin về số lượng, sở thích yêu cầu (đặc biệt riêng nếu có) của từng khách hàng, để có được thực đơn và dự trù phù hợp.

Các chủ cơ sở, công ty thường đối chiếu, kiểm tra con số dự trù và thực tế phần ăn phục vụ hàng ngày để biết được kết quả kinh doanh (dự báo) trong ngày, đồng thời can thiệp và điều chỉnh ngay (nếu cần thiết) mà không cần phải đến cuối tháng mới nhận được báo cáo của kế toán.

Kinh doanh suất ăn công nghiệp, bất cứ khâu nào cũng quan trọng, mỗi bộ phận sẽ đóng vai trò và có tầm quan trọng khác nhau. Tuy nhiên đối với khâu dự trù nếu được xây dựng và kiểm soát ngay từ đầu sẽ tránh được những sai sót, tiết kiệm được chi phí và kiểm soát được lợi nhuận tốt nhất.

Để hiểu thêm về Dự trù – các bạn có thể liên hệ để được chia sẻ nhé.

MINH KHANG